1. Основні організаційні заходи

1.1. Кількість підготовлених і внесених в установленому порядку проектів рішень, розпоряджень органів вищого рівня, із них прийнятих, та конкретні заходи щодо їх виконання.

На виконання наказу Міністерства юстиції України від 19.06.2013  № 1226/5 «Про затвердження Типового положення про експертну комісію архівного відділу районної, районної у мм. Києві і Севастополі державної адміністрації, міської ради» розроблено та затверджено наказом від 14.08.2013 №1 Положення про експертну комісію сектору архівного  Бориспільської  райдержадміністрації.

На виконання наказу Міністерства юстиції України від 19.06.2013  № 1227/5 «Про затвердження Типового положення  про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації» розроблено Положень про експертні комісії  установ на підставі Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації (в результаті – 27 установ списку № 1, 2 склали та затвердили Положення про свої експертні комісії).

1.3. Кількість підготовлених і поданих до місцевих органів вико­навчої влади і органів місцевого самоврядування доповідних записок, ін­формацій та ін., результати їх розгляд

Протягом 2013 року підготовлено та подано дві службові записки керівнику апарату райдержадміністрації та голові райдержадміністрації про усунення порушень вимог законодавства у сферах пожежної, техногенної безпеки, цивільного захисту сектору архівного відповідно до припису №134 від 20 березня 2013 року Бориспільського районного відділу головного управління Держтехногенбезпеки у Київській області. Направлено листи голові Бориспільської районної ради та голові райдержадміністрації про виділення нового приміщення для архіву.

1.4. Кількість проведених засідань дирекцій, колегій та перелік роз­глянутих питань.

1.5. Розроблено нормативно-правових актів, у т.ч. тих, що підлягають державній реєстрації, з них зареєстровано.

1.6. Кількість здійснених комплексних, тематичних, контрольних пе­ревірок архівних відділів райдержадміністрацій і міських архівів.

1.7. Проведено нарад, семінарів, конференцій, круглих столів, їхня тематика; взято участь у нарадах, що проводилися іншими установами.

1.8. Підготовлено оглядових і узагальнюючих документів.

1.9. Здійснено заходи щодо розвитку мережі архівів для зберігання документів, що не входять до складу НАФ (їх загальна кількість).

Рішенням сесії Бориспільської районної ради від 24.01.2012 року №152-10УІ створено комунальну установу Бориспільської районної ради «Бориспільський районний Трудовий архів», затверджено Програму розвитку та функціонування установи та штатний розпис.

2. Забезпечення збереженості та державний облік документів Національного архівного фонду.

2.1. Проведення заходів щодо поліпшення умов зберігання доку­мен­тів, оптимального розміщення в архівосховищах, контролю за наяв­ністю та фізичним станом документів.

Протягом 2013 року в архівному відділі проведено наступні  заходи щодо поліпшення умов зберігання документів, оптимальне розміщення в архівосховищі, контроль за наявністю та фізичним станом:

Проведено ремонт аркушів, прошито та оправлено документи, закартоновано новоприйняті справи,  знепилено 960 коробок, проведено перевіряння наявності та стану справ фондів, складено акти та аркуші перевіряння, щомісяця проводиться  санітарний день в архівосховищі, два рази на тиждень проводиться перевіряння температурно-вологісного режиму архівосховища та показники фіксуються у відповідному журналі. Проведено  перезарядку 3 вогнегасників ВП-5.

2.2. Відомості про кількість фондів і частин фондів, що надійшли до архіву у звітному році.

Протягом 2013 році надійшло  до архівного відділу 3 фонди 3частини.

2.3. Відомості про кількість виявлених документів історико-культур­ної спадщини, що знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії України.

3. Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів Національного архівного фонду.

3.1. Назви найважливіших фондів, в яких проведено описання документів, удосконалення та перероблення описів, каталогізація.

В секторі архівному у 2013 році продовжувалась робота щодо перероблення та удосконалення описів. Перероблено та удосконалено описи справ по фонду № 159 «Колекція «Вибори депутатів місцевих рад, сільський та міських голів Бориспільського району», «Вороньківська сільська рада та її виконавчий комітет».

Протягом 2013 року за 6 справами фонду № 49  радгосп «Промінь» складено 160 каталожних карток на управлінську документацію.

3.2. Назви довідково-інформаційних видань, підготовка яких прово­дилася у звітному році; етапи роботи з підготовки видань у звітному році.

В 2013 році завідувач сектору архівного приймала участь   у редакційній колегії по підготовці та випуску  до 90-річчя створення Бориспільського району книги «Бориспільщина- край добра і любові»

3.3. Впровадження в архіві автоматизованих інформаційно-пошуко­вих систем.

Не  впроваджено.

4. Формування Національного архівного фонду. Експертиза цінності документів. Організація зберігання документів НАФ в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій.

Протягом 2013 року проведена експертиза цінності фонду №39 радгосп «Бориспільський».

4.1. Кількість погоджених архівом положень про архівні підрозділи, діловодні служби, експертні комісії, інструкцій з діловодства. Кількість погоджених архівом номенклатур справ підприємств, установ і організацій-джерел комплектування архівів, окремо – кількість погоджених номенклатур справ інших підприємств, установ і організацій.

Погоджено  27 номенклатур справ , 27 положення про експертну комісію,  2 положення про архів установи. Схвалено експертною комісією сектору архівного 2 номенклатури справ, 2 положення про ЕК та  1 положення про архів ,1 положення про архівний підрозділ інших установ.

4.2. Кількість здійснених комплексних, тематичних та контрольних перевірок роботи з документами в установах, організаціях і підприємствах.

Протягом 2013 року здійснено 4 контрольні перевіряння та складено акти .

4.4. Проведення нарад, семінарів із працівниками діловодних служб і архівних підрозділів, їхня тематика.

Проведено 2 семінари з  секретарями сільських рад та відповідальних за ведення діловодства та архівної справи  управлінь та відділів райдержадміністрації на яких було присутніми 56 слухачів. Семінари проведені за темою «Про розроблення номенклатур справ», «Про розроблення нового положення про експертну комісію»

5. Використання інформації документів НАФ.

5.1. Тематика інформаційних документів, виставок, радіо-телепере­дач, публікацій у пресі, плакатів, альбомів за документами архіву.

Підготовлено виставку до 80-річчя голодомору в Україні «Україна пам’ятає – світ визнає».

Разом з архівним відділом виконкому Бориспільської міської ради підготовлено статтю в міськрайонну  газету «Трудова Слава» «Приватні архіви- частина культурної архівної спадщини».

Направлено 4 інформаційних листи управлінню Пенсійного фонду у м. Бориспіль та Бориспільському районі про передачу  документів з кадрових питань (особового складу) до КУ Бориспільської районної ради «Бориспільський районний Трудовий архів» .

5.2. Тематика зустрічей із громадськістю, вечорів, лекцій, екскурсій; інших форм використання інформації документів НАФ, які були здійснені у звітному році.

5.3. Найцікавіша тематика досліджень, які проводилися користу­вачами у читальному залі архіву; інформація про іноземних користувачів.

Тематика досліджень, які проводили користувачі: історія сільських рад  у воєнний та післявоєнний періоди, про обрання депутатів районної ради 3-х і більше скликань, про організацію та будівництво пам’ятного знаку жертвам голодомору у с. Сошників Бориспільського району  зі списком жителів, які померли під час голодомору.

Іноземні користувачі не відвідували архівний відділ.

5.4. Кількість виданих од. зб., якими користувались у читальному залі.

Протягом 2013 року видано 242 од.зб., якими користувались  користувачі.

5.5. Назви збірників документів, над підготовкою яких працював архів; етапи виконаних робіт у звітному році.

5.6. Хід виконання роботи з розсекречування документів НАФ

5.7. Заходи, вжиті на виконання доручень Уряду, спрямованих на поліпшення організації роботи із зверненнями громадян у напрямку активізації роботи з соціального захисту, заходи, вжиті архівом для поліпшення роботи із зверненнями громадян (наявність баз даних, надання консультацій і роз’яснень з найбільш актуальних питань, що порушуються громадянами у зверненнях на сторінках ЗМІ, запровадження консультативних веб-сторінок “Звернення громадян” на офіційних веб-порталах, ведення інформаційно-пошукових систем обліку звернень громадян і контролю за вирішенням порушених у них питань).

Вся інформація, яка необхідна для користувачів, розміщена  на архівній сторінці сайту райдержадміністрації,  ведеться постійний контроль за виконанням запитів громадян, термін виконання чітко дотримується.  Для покращання роботи з громадянами в архівному відділі створена алфавітна тематична довідкова картотека з питань землекористування в якій вказані прізвища громадян, за заявами яких прийняті накази.

5.8. Кількість запитів щодо підтвердження трудового стажу для призначення пенсій на пільгових умовах або за вислугу років.

Протягом 2013 року виконано 82 запити щодо підтвердження трудового стажу для призначення пенсій на пільгових умовах.

5.9. Копії міжнародних договорів про співробітництво з архівними установами та іншими організаціями іноземних держав, укладені упродовж року.

5.10. Виконання зобов’язань за діючими міжнародними договорами про співробітництво в галузі архівної справи.

5.11. Службові відрядження за кордон, проведені міжнародні зустрічі, переговори та участь у міжнародних конференціях, семінарах та інших заходах, що здійснювалися у рамках міжнародного співробітництва упродовж року (поточного року/звітного періоду).

5.12. Форми співробітництва зі ЗМІ, кількість опублікованих статей за документами архівів, прес-конференцій, інтерв’ю, опублікованих на сторінках періодичної преси, виступів по радіо та телебаченню;

5.13. Кількість та тематичний перелік запитів, що виконуються на платній основі.

Не виконуються запити на платній основі.

5.14. Тематика соціально-правових запитів, що переважала у поточному році, та прогноз щодо збільшення (зменшення) кількості звернень тієї чи іншої тематики у наступному році.

Основна тематика соціально-правових запитів: про підтвердження трудового стажу,  заробітну плату та обрання депутатами районної та міської ради.  У зв’язку із створенням комунальної установи Бориспільської районної ради «Бориспільський районний Трудовий архів» буде зменшено соціально-правових запитів про підтвердження трудового стажу та заробітну плату.

5.15. Кількість користувачів, що працювали у читальних залах за генеалогічною тематикою, відсоток негативних відповідей, наявність методичних розробок з виконання таких запитів; співпраця з генеалогічними товариствами, іншими організаціями.

Завідувач сектору

архівного                                        В. М. Швачка